服務資訊業逾20年,凌群電腦總經理劉瑞隆4月起,出任中華民國資訊軟體協會理事長,他忙於四處拜會,積極整合軟體產業資源。身兼兩職,要掌控快速的工作節奏,他靠的是「派工法則」。
「先完成比較簡單的工作」,劉瑞隆進一步解釋,愈簡單的事務,處理時間愈短;經過有效的派工,就能縮短解決事情的時間。
劉瑞隆說,一旦壓縮了部分時間,無形中也爭取了更多可用的時間。這就是他多年來,因應快速工作節奏,善加管理時間的要訣。
「排程」及「派工」都與生產作業有關。劉瑞隆的研究專長是生產排程,他形容產出工作成果,就像個人生產線的作業,要分配資源、安排行程、分派工作,因此,可以運用派工法則管理個人時間。
一般而言,派工法則眾多,多基於優化產量、周期時間、工具使用率等考量。劉瑞隆假設,影響最終工作成果的要素是時間,所以,他以時間導向執行派工處理。
「先全面檢視當天要列入排程的資源和工作,再決定派工的優先順序。」實務上,派工問題錯綜複雜,影響因素很多。劉瑞隆建議,每天一早,先估算當天總共要花多少時間,才能完成所有的工作,據此,判斷完成某件事所花的時間,是否可以接受。
例如,今天要完成所有工作,至少得花12個小時,而處理某個標案,須召開約半天時間的內部會議,所以,得運用派工原則來縮短會議時間。由於員工須花些時間做會前準備,因此,劉瑞隆把這件事情排定在下午兩點,再透過系統立即通知各部門備齊相關資料。把原本可能耗費些許時間的會前準備,藉由工具壓縮時間,這就是決定派工的順序和方式。
劉瑞隆一早踏進辦公室,都會先花半小時,瀏覽電子郵件,之後依照派工法則,先解決只須花費些許時間就能完成的工作,再把其他需要排程的事項一一分派處理。
「要懂得利用工具來加速派工。」工欲善其事,必先利其器,劉瑞隆說,使用好的資訊工具來輔助工作,是身為資訊人的基本認知。
在行程中間或會議休息時間,常見劉瑞隆低頭點選隨身攜帶的PDA和迷你行動電腦(UMPC)。與其他CEO不同的是,他的PDA和UMPC除安裝便於商務作業的微軟Office,還有凌群自行開發的MMI專案管理平台,以及凌群集團的ERP系統。
在CMMI專案管理平台上,劉瑞隆隨時透過網路,掌控公司專案進度,協助他與凌群的全球客戶即時互動。
他更常利用零碎時間連上ERP系統,閱讀公司所有的即時資訊,然後分派公務。業務活動、報價作業、內部審批作業、業務管理,甚至是業務人員的拜訪計畫和紀錄,劉瑞隆都善用時間、透過系統,加速派工管理。
「善用時間及工具的派工法則,讓我更能有效的安排時間!」數十年來堅持派工原則,劉瑞隆笑著說,工作排程做好派工,這是他學以致用的最佳收穫。
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