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美國西北大學教授瑞林(Joe Raelin)在「史隆管理評論」(MIT sloan management review)撰文指出,企業領導人不必「習慣」將公司治理的責任,全背負在自己身上,而是應該設法引導員工,強化且持續對組織的認同感,並展現在工作的自我要求上。

瑞林的研究顯示,能夠在同一崗位服務超過若干年的員工,對組織認同早已深植心中,只是經年累月地工作,讓他們流於形式,日益麻痺。

領導人新的挑戰不再是「指派」工作給員工,而是「激發」他們對組織的「使命感」。例如:日本豐田汽車教育員工,每天要連續問自己五次「為什麼」,這就是一種激發員工對企業產生認同感,且表現在工作上的做法。

他們究竟是如何做?

連環問 問題迎刃解

豐田汽車主管認為,員工每天問自己五次「為什麼」,會督促一個人用省思、無法預期的方式看事情,更會幫助團隊成員用新的、獨創性的方法,檢視舊議題。因為,第一次問時,大部分的人回答都很膚淺;第二次、第三次後才會認真地看待問題;第四次、第五次後,就會有完整的解決方案出爐。

舉例來說,在機械工廠裡保護自身安全很重要,牆壁上也貼滿了注意安全的宣導標語,卻還是發生工人手指被機械弄傷的工安事件。

主管第一次問「為什麼?」即能了解發生工安件是因為「某位工人把手指伸到機器裡」;再問一次「為什麼?」就能獲得「因為機器不動了,工人想要了解原因,所以徒手檢查」的訊息;三問「為什麼?」就會發現機器不動的原因,在於沒有定期維修,所以需要重視定期保養機器的問題……。豐田認為,連問五次「為什麼」,對解決問題非常有效。

然而,企業想建立「提問文化」,讓員工從自問「為什麼」當中,達到對組織的認同感,端視領導人是否樂於學習「為什麼式」的提問技巧。常問這類問題,會幫助員工將問題提升到因果、目標與結論的更深一層面向。

好口氣 對事不對人

實際上,從小到大,我們不斷在問「為什麼?」然而,當我們覺得這是一種具挑釁意味的問話方式,比較容易造成被問者的不安時,就會漸漸不再問「為什麼」,但是為了找出現況的原因,同時讓被問者學到更多的東西,仍須戮力而為。

領導人要消除被問者的不安,可以調整問話時的聲調,應該表現出好奇感、求知欲,而非憤怒或挫折感。當對方感受到領導人抱著學習的心態,渴望獲取新資訊與新看法時,他們的回答會毫不保留,也更能深思熟慮的作答。

以下是學習心態領導人常問的問題:

1.這樣有什麼好處或用途?

2.我注意到過去幾天內,你們部門的產量大增,你們做了什麼?

3.你可以就……多說一些你的意見嗎?

4.是什麼阻撓我們?

很多領導人處於宛如壓力鍋的企業環境,由於要對結果負責,必須確保每個人各司其職。如果不符合標準、事情出了差錯,往往會立即要找出誰的錯,誰該負責,語氣上不免批評多過於詢問。不過,找出哪裡出錯與為何出錯,怎麼改善才不會再出錯,會比找到是誰出錯,誰該負責來的重要。

採取為什麼式問題,可以讓領導人表現出願意一起探求答案的支持態度,建立互信,最終激發起員工對組織的使命感。

不妨在辦公桌上擺上一面鏡子,先模擬待會準備找員工進來談問題的問話方式,相信結果會大不同。


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