‧管理雜誌 2008/11/17 |
上有高層、下有部屬的中階經理人，想在工作堆中游刃有餘，不只時間管理的功夫得練得精深，還得掌握優先處理「高槓桿率」任務的原則，讓工作效率飆升、事半功倍。 |
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【文／謝佳宇】 很多企業主總是感嘆老闆難當，但其實做為職場壓力三明治的中階主管更是難為。中階主管除了得稱職地扮演好承上啟下的企業中堅角色外，對外在環境變遷的敏銳度，以及與顧客、供應商溝通等功夫都得做到面面俱到。 難怪英特爾（Intel）創辦人葛洛夫（Andrew S. Grove）就說，中階主管永遠有忙不完的事等著他們做，而且遠遠超過他們所能負荷。如何在有限時間內，發揮最佳的工作效率，讓自己的時間價值極大化，絕對是一位成功中階主管的必修課程。 針對經理人平日沈重的管理工作，葛洛夫就提出了有趣的「管理槓桿率」概念：首先，經理人們應先分辨哪些任務具備「高槓桿率」的性質。換句話說，在你花費同樣的時間、心力，那些能獲得較高收益與產出的任務，就是所謂的高槓桿率任務。 接著，經理人就該把工作的重心，擺在處理這些關鍵任務，並嘗試提高其他工作項目的槓桿率，如此即可達到事半功倍的效果。以中階主管來說，為企業創造價值、產出成果、培育人才，並確實執行高層的決策與命令，就是身為中流砥柱的他們，平日工作的核心任務。 因此，想做好時間管理、提高時間價值，中階主管就得先釐清「哪些事情是你要做、而且該做的」，並且搞清楚「你究竟浪費了多少時間，在處理枝微末節、無關緊要的事呢？」然後再仔細思考，「你該如何善用時間，確實執行份內該做的每項任務。」 以下我們將針對中階主管不同的職責與任務，與最可能遭遇到的問題，提出有效的時間管理技巧，讓每位經理人都能以最簡單、省力的做法，逐一完成工作中的每項要務。 ◆做為部門主管，要如何設定最適切的部門年度目標、計畫，讓部屬不至於做白工，又能達到上級滿意的績效標準？ 關鍵──想做好團隊的時間管理，先從目標管理著手，讓團隊成員的時間發揮最大效益。 做法── 步驟1：中階主管在制訂年度部門目標時，切記得把握「具挑戰性、但合理」的原則，並且試著從往年的估算失誤中，先訂定一份初步的年度目標，並交給部屬。 步驟2：部屬依據自己的職權範圍與負責項目，將目標計畫拆解出各自的小目標。部屬再將自己所需的時間、資源，以及對於目標的建議，回覆予主管。 步驟3：主管根據部屬的建議與各自狀況，再做修改。務必要讓全體部門成員都能參與此過程。 團隊時間的掌控與管理，絕對不像個人時間安排那樣簡單，因此在制訂部門目標時，就得讓部門成員對目標存在共識，才不至於發生資源內耗，把時間成本都浪費在溝通、協調之上。 ◆平日工作時間已被嚴重分割，要如何能持續成長、自我進修，朝著高階經理人之路邁進？ 關鍵──別再把重心放在專業領域上，應利用有限時間，跨領域地廣泛學習。 做法──在企業龐大的組織架構中，經理人的職位愈高，能夠自我支配、獨立思考的時間也相對減少，因此更應該把有限的時間，做最大的投資與利用。 台大化工系教授，同時也是時間管理專家的呂宗昕表示，「職位較低階的一般員工，在自我進修上就該專注培養工作的專業能力；而做為中、高階主管，則應該掌握『跨領域』原則，讓視野更高、更廣。」的確，如果能跨領域學習，從不同的思考角度看管理，絕對可以在工作中不斷成長、激發可觀能量。 ◆要如何利用有限時間教練部屬，並有效地規劃部屬的時間，讓部門績效能夠突飛猛進？ 關鍵──可透過全體出席的場合或會議，適時地傳授工作上的技能與專業知識。 做法──中階主管想教練員工、培育部屬，但又騰不出多餘時間，針對個別情況處理時，建議可採最簡單的方式：透過例行性的部門會議，或是全體成員都會參加的場合，適時傳授和工作內容息息相關的技能、專業知識，這樣不僅可以同時影響整個部門的人，還能省卻主管不少的時間。 另外，要有效地規劃、管理部屬的時間，就得讓部屬的時間能夠充分且有效的運用。因此經理人在下達命令時，一定要明確，不可模稜兩可；並且以不干擾部屬原有工作進度、不超過負荷為原則，否則讓他們疲於應付，時間管理功夫就無法做得徹底。 ＊更多精彩內容請見管理雜誌413期，現有最新管理PPT可下載 管理雜誌網站：http://www.managementmagazine.com.tw/ 【管理雜誌413期】 |
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