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‧經理人月刊 2008/11/19

你的辦公桌看起來像垃圾堆嗎？是不是要花很多時間找資料？凌亂的辦公環境，反而會加重工作負擔。日本知名設計師佐藤可士和建議，著手整理辦公桌之前，要先回歸到一個基本問題：「自己是否真的需要該項物品？」也就是說，要大刀闊斧地捨棄多餘的東西。

【整理．撰文／林奐呈】

你的辦公桌看起來像垃圾堆嗎？是不是要花很多時間找資料？凌亂的辦公環境，反而會加重工作負擔。

日本知名設計師佐藤可士和建議，著手整理辦公桌之前，要先回歸到一個基本問題：「自己是否真的需要該項物品？」也就是說，要大刀闊斧地捨棄多餘的東西。

原則1：辦公桌面空無一物，才是理想狀態

辦公桌是工作平台，不是擺放物品的倉庫，非擺在桌面不可的東西，大概只有電腦跟電話，就算要放置當下會用到的東西，也要在工作結束後馬上收拾乾淨。

原則2：每件物品放在固定位置

建立固定的工作模式，也會事半功倍，例如辦公桌的第一層抽屜放工具書，第二層抽屜放文具。一旦養成了習慣，不但可以保持桌面清潔，還能馬上掌握所有物品的位置。

原則3：東西無法就定位時，要設法解決

筆筒塞滿了，很多人就會把筆亂放，造成桌面更凌亂。因此，重點在於不能讓物品誤入其他空間，要限制在固定位置的範圍裡，並隨時檢視、整理。如果用敷衍了事的態度，那辦公桌的雜亂過沒幾天就會像水庫洩洪般一發不可收拾。

原則4：文件或資料只保留最終版本

相較於文具，文件或資料更容易積累，但整理原則大致相同，亦即「排除相同物品、保留最後一份」。像企畫書這類會不斷更新的文件，只需保留結案後的最終版本，過程中的文件一律捨棄。此外，最好也要將資料都數位化。

原則5：為需要的物品，設定優先順序

如果文件和文具以外的物品也不斷地增加，請先假設自己買了一張新桌子，然後將所有東西都擺在桌上，再將絕對需要的物品收進抽屜裡，其他一律不放置。如能謹慎挑選，必定能迅速減少物品數量。

原則6：規畫一個「自由空間」

對於一時不知如何分類的東西（例如只看過一次的雜誌，或是跟工作沒關係的物品），由於並不是要長期收納，所以可以先把櫃子的空置處當做一個自由空間，暫時放置，短則3天、長則1周，就得把這些東西清掉，維持視覺的清爽。

辦公桌是面對工作挑戰的戰略基地，一整天的事情都在這裡完成。把握以上6項祕技，不但能打造井然有序的桌面，還可以讓辦公環境隨時保持在作戰狀態，提升工作效能及效率。

（取材自《佐藤可士和的超整理術》，木馬文化出版。）

【《經理人月刊》11月號】