忙碌的工作、緊張的步調，現代人的生活難道只有忙、盲、茫？懂得善用i裝置，並不能讓時間過得比較慢，但卻可以確保在期限內完成各項工作。
【撰文／鄭緯筌】
如果你常逛書店，不難發現商管書籍區的書架上擺著各式各樣的時間管理書籍，不管是偏重理論的論述，或是名人、達人們的心得分享，可說是應有盡有、琳琅滿目。
時間管理並不是新鮮的玩意。早期大家著重利用便條紙與備忘錄，在忙碌中調配時間與精力。後來隨著桌上型電腦的普及，開始習慣用行事曆與日程表來安排活動行程，反映出時間管理不只是檢視過往的紀錄，更開始留意規劃未來的重要。
現在所流行的時間管理概念，則是依據各種事務的輕重緩急來設定短、中、長期目標，再搭配智慧型手機、平板電腦的App來運用，讓時間管理徹底融入我們的日常生活中。
時間管理大師大衛．艾倫（David Allen）便指出，把「時間」和「管理」這兩個名詞連在一起，有時會讓人誤以為「時間管理」是要對時間進行管理，然而時間本身是無法進行管理的。其實時間管理的真正意涵是指「管理好我們自己的各項活動，以確保可以在一定的期限內完成」。換句話說，做好時間管理，其實是幫我們維持生活步調的和諧與平衡。而透過數位工具的協助，更能幫助大家有效管理各項產出。
「我每天會決定最重要的五、六件事情，如果沒有做完就不會下班。也會準備一張瑣碎事情的清單，不時進行檢視，並且找出空檔的時間來做這些事情，」前Google中國總裁，也是創新工場的創辦人李開復很重視時間管理，他不但時常用智慧型手機發微博，也善用行動裝置來管理各種需要處理的工作事項。特別是現在的智慧型手機或平板，不但便於輸入，且可搭配包括音樂、動畫、地點跟提醒機制，更讓時間管理輕鬆不少。
思考更大的工作目標
要展開時間管理第一步，就是要利用「重要」及「緊急」兩個原則，這個由美國管理學家科維提出的時間管理理論。就一般情況，「緊急」會隨著時間流逝而改變程度，「重要」則通常是問題的品質，比較不會受到時間的影響。第一類重要且緊急的事，要馬上去做。例如處理客戶投訴、安全事故、財務危機、即將到期的任務等，儘量在最短、最快的時間內完成這些事情。對於第二類重要而不緊急的事，要重點去做。第三類緊急但不重要的事，要技巧地讓其他人去做。不重要也不緊急的事，儘量不去做。
擔任蘋果講師的曾元譆，以前習慣把待辦事項列出來，標記該在什麼場合完成，然後利用同步功能完成待辦事項而已。但他發現，這樣的動作無法讓你整體思考一個大型的工作相關事項。後來他買了「iMandalArt」的iPhone App，利用智慧型資料夾方式建立時間管理四大象限的檢視，只要在建立事項的時候設定好，不論在哪個待辦事清單或場合中，就會自動歸類在這裡，大大提升工作的效率。
「每個人的財富不同，但卻擁有相同的時間，想做好時間管理，可以從日記檢視、行動管理和任務規劃開始做起，」企管講師張永錫舉了自身的兩個例子。每次參加世界華人講師聯盟的會議時，事前就在蘋果電腦上的「Taskpaper」軟體輸入想要溝通的事項，之後帶著iPhone出門，等到達會場便可直接從雲端同步，開始處理相關工作。
另外，因為張永錫常常有演講的活動，事前從電子郵件把演講活動的聯絡人資訊，複製到iPhone上頭的通訊錄，再透過iCloud同步到iPad與蘋果電腦上。等抵達會場，就可以立刻聯絡朋友。而最重要的簡報資料，也會透過Dropbox儲存備份，以確保資料不會遺漏。
與其說時間管理是一種手段，不如說它是檢視個人人生輕重緩急的放大鏡。德國最受歡迎的時間與生涯管理大師及暢銷作家塞維特（Lothar Seiwert）在其著作《簡化時間，讓你更自由》一書中強調：「時間不是拿來讓工作填滿的，而是去做你想做的事。只要妥善管理時間，你一定可以做少一點，過好一點！」
當我們回歸到日常生活的本質，透過方便的數位工具與自己對話，思索自己的「需要」，生活腳步也會跟著輕盈起來！
【完整內容請見《數位時代》4月號】
相關文章推薦
留言列表
