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1111人力銀行執行長李紹唐曾擔任中國多普達、台灣連營、晶讚等公司的執行長,每天要處理大小事務,雖然行程滿檔,卻能不被時間追著跑,他利用自己的「黃金時間」清楚思考,不浪費零碎時間,有效處理各項工作,這樣的方式,也讓他在忙碌之餘,還能寫書、出書。


想有效利用時間,首先必須找自己一天當中的兩段「黃金時間」。以李紹唐的黃金時間來說,在早上7點半至9點,下午則是1點半到3點。他的思緒清楚,可以在這個時間回覆E-mail、思考事情。他也建議,中午不妨休息十至15分鐘,「因為休息是為了走更長遠的路。」


有一陣子李紹唐必須每個月出差至南京一次。他利用時間的方法是早上起床,先將新接收的E-mail下載至電腦中,利用從上海搭火車到南京的時間,先離線處理、回覆新E-mail。到南京後,再連結網路將郵件傳送出去。開會時,再接收E-mail,回上海的火車上再做回覆。


這樣的作法,等於利用零碎的時間處理零碎的事務,既不會白花時間在交通往返,也可以同時完成資訊的接受及回覆。把時間花在刀口上,看過一次便立刻處理的方式,讓李紹唐有多剩餘的時間,處理更多事情。


假設想短時間完成工作,李紹唐認為,應該先釐清工作目標,制定先後順序的方法策略後,有立即執行力十分重要。執行力如果不好,就應該檢討自己,剛剛把時間花費在哪些地方,再有所改進。


判斷緊迫、重要與否,排序「輕重緩急」也是時間管理的一部分。李紹唐說,就像臨時的邀約、不速之客的到訪屬於「輕」;員工發生肢體衝突,屬於「急迫」;健康檢查屬於「重要」,交際應酬,則排序在「緩」。


李紹唐認為,會議應該準時開始、準時結束、不偏離主題,以免延誤接下來訂定的計畫。一旦發現有些議題可能拖延會議,他會立刻結束會議或改期再開,以節省時間。


有些主管質疑員工能力,將所有的事情攬在身上,反而事倍功半;應該分工授權,有效管理員工時間,也不必凡事親力親為。


他認為,可以根據對方的工作能力及信任度授權,「用人不疑,疑人不用」。工作內容則採考量性授權。例如,課長級不該授權經理級任務;機密的薪水事務、大小章等,都必須合理授權。


他建議上班族,做決定時避免「拖拉」,不害怕做決定,只怕不做出決定,因為有捨才有得。就像一台車子,讓引擎空轉、耗油,卻沒有目的地,也是另一種浪費時間。


2011/07/20 經濟日報】


 


 


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