關注數位領域的網友，一定對「癮科技」這個報導第一手科技新聞的網站非常熟悉。身為癮科技編輯的楊祥龍，平日負責管理記者寫的稿子、決定每日上架新聞，有時也需與外部寫手討論、編修文章。面對平日管理文件的需求，他最常使用的工具就是Google Docs，除了儲存在網路上的優點外，最重要的是非常適合多人協作編輯。
楊祥龍回憶，有次看到國外一篇很重要的文章，篇幅長達幾千字，不巧辦公室的記者剛好全都出門跑記者會，於是他就把文章段落拆解貼到Google Docs上，邀請網友一起翻譯。結果這個一人需要翻譯兩到三天的文章，最後在二十多位網友協力下，只花了一、兩個小時就順利完成。
在選擇建立或編輯文件、影音、圖片檔案的工具時，楊祥龍有一個很重要的原則，那就是要跟主要的儲存工具互相連結，方便完成後可以即時上傳，並且統一管理。「像我主要使用Dropbox儲存，我就會選擇支援Dropbox的工具，讓檔案能集中存放。如果東一個空間、西一個空間，這樣資料反而不好整理。」
雲端的出現，雖然是讓檔案存取變得更加方便，不過楊祥龍並非使用雲端做為儲存空間，而是做為分享用途，使用完畢後就從網路上刪除。此外，他也認為並非所有東西都適合放在雲上，「檔案的重要性、體積大小和即時性這三個原則，是我判斷會不會丟雲端的因素。」
他表示，體積小又即時的檔案最適合放在雲上，方便第一時間分享。如果是很重要的機密檔案，他會用自建私有雲的方式，像是透過網路分享、儲存檔案的NAS，又或者是讓個人電腦變成伺服器的Opera Unite，讓自己擁有傳輸檔案的完整控制權，確保重要檔案的安全性。
楊祥龍的觀點，其實隱含了雲端時代的檔案管理原則。雲端空間其實不適合用來堆放大量檔案，而是現階段為了方便存取與分享，才集中同步管理的重要檔案，因此需要每隔一段時間檢視，將不需要的檔案移除，增加工作效率。「雲端的出現讓備份和安全性變得更加重要，」他認為備份時要注意「異地化備份」的原則，依重要性將檔案分為三級，最不重要的放在本機，需要短期分享的放在雲上，最重要的檔案則存在行動硬碟中，並且每兩年更換一次硬碟。透過將資料分級的方式，確保重要資料能保存無虞。
癮科技編輯楊祥龍的檔案總管術
❶建立：根據工作需求與情境，選擇適合的數位工具進行建檔動作。
❷編輯：檔案完成後，依據最後需求進行簡單的編輯處理，如修改照片、剪輯影音、多人協同編輯文件等。
❸儲存：在選擇建檔或是編輯工具時，需考量是否圍繞著同一個儲存服務，方便集中管理各類型的檔案。
❹分享：雲端的出現，加強分享的便利性，像是提供檔案獨立連結、使用社群平台，或是自建私有分享空間。
❺備份：定時整理檔案，將檔案依重要性分級，並依個人需求備份至不同地方，確保重要資料的安全性。
【完整內容請見《數位時代》7月號】
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楊祥龍回憶，有次看到國外一篇很重要的文章，篇幅長達幾千字，不巧辦公室的記者剛好全都出門跑記者會，於是他就把文章段落拆解貼到Google Docs上，邀請網友一起翻譯。結果這個一人需要翻譯兩到三天的文章，最後在二十多位網友協力下，只花了一、兩個小時就順利完成。
在選擇建立或編輯文件、影音、圖片檔案的工具時，楊祥龍有一個很重要的原則，那就是要跟主要的儲存工具互相連結，方便完成後可以即時上傳，並且統一管理。「像我主要使用Dropbox儲存，我就會選擇支援Dropbox的工具，讓檔案能集中存放。如果東一個空間、西一個空間，這樣資料反而不好整理。」
雲端的出現，雖然是讓檔案存取變得更加方便，不過楊祥龍並非使用雲端做為儲存空間，而是做為分享用途，使用完畢後就從網路上刪除。此外，他也認為並非所有東西都適合放在雲上，「檔案的重要性、體積大小和即時性這三個原則，是我判斷會不會丟雲端的因素。」
他表示，體積小又即時的檔案最適合放在雲上，方便第一時間分享。如果是很重要的機密檔案，他會用自建私有雲的方式，像是透過網路分享、儲存檔案的NAS，又或者是讓個人電腦變成伺服器的Opera Unite，讓自己擁有傳輸檔案的完整控制權，確保重要檔案的安全性。
楊祥龍的觀點，其實隱含了雲端時代的檔案管理原則。雲端空間其實不適合用來堆放大量檔案，而是現階段為了方便存取與分享，才集中同步管理的重要檔案，因此需要每隔一段時間檢視，將不需要的檔案移除，增加工作效率。「雲端的出現讓備份和安全性變得更加重要，」他認為備份時要注意「異地化備份」的原則，依重要性將檔案分為三級，最不重要的放在本機，需要短期分享的放在雲上，最重要的檔案則存在行動硬碟中，並且每兩年更換一次硬碟。透過將資料分級的方式，確保重要資料能保存無虞。
癮科技編輯楊祥龍的檔案總管術
❶建立：根據工作需求與情境，選擇適合的數位工具進行建檔動作。
❷編輯：檔案完成後，依據最後需求進行簡單的編輯處理，如修改照片、剪輯影音、多人協同編輯文件等。
❸儲存：在選擇建檔或是編輯工具時，需考量是否圍繞著同一個儲存服務，方便集中管理各類型的檔案。
❹分享：雲端的出現，加強分享的便利性，像是提供檔案獨立連結、使用社群平台，或是自建私有分享空間。
❺備份：定時整理檔案，將檔案依重要性分級，並依個人需求備份至不同地方，確保重要資料的安全性。
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