戲谷公司代理產品營運處資深經理邱威傑，同時管理三個部門，他認為，雖然網路、書店有許多談論時間管理的書籍可參考，但最重要的是達成工作目標的決心。列出工作清單並且「定時化」，才能不受雜事干擾，順利完成工作。
在時間分配上，他建議，早上可提早一小時到辦公室，空出15至20分鐘，將今天要做的事情，精簡列出「待確認」、及「應馬上完成」的工作清單，重要且必須立刻完成的事情，就該馬上做完。
工作結束後，必須重新檢視工作狀況。從列出的工作清單，可看出還有多少工作仍未完成。「可以利用工作表，檢討為何追不上工作進度？」邱威傑說，原因可能是工作排序過多、或沒有意志力完成，所以無法達成預期目標。
天天都有可能收到成千上百的E-mail，想不被源源不絕的信件淹沒，「定時化」的回覆十分重要。邱威傑一天至少收300至500封E-mail，這樣源源不絕的頻率，幾乎平均三到五分鐘就會收到一封信件。當時如果手邊還有任務，難以一一回覆。
進行工作被瑣事干擾，往往會影響工作效率。邱威傑認為，每天應訂定兩個時段接收信件，每封信利用30秒，快速決定是否「立刻回覆」，並註記「等一下回覆」的郵件。
想短時間完成工作，他表示，最重要的是三段行動步驟，問自己做這件事情的目的在哪，隨後決定策略，並有所行動。若工作中有事情干擾，中間應迅速決定干擾的事情，是否排入工作程序中。
例如公司要舉行記者會，必須先將目的釐清，是為了公關效應，還是為了其他目的？如果有干擾的事情，像行銷預算途中被臨時砍半，須找出對應的策略解決問題，才不會浪費時間，降低工作效率。
邱威傑通常會準備兩本筆記，一本屬於隨手筆記，三天或五天後將隨手筆記中已經完成的事情畫記，整理出重點於另一本簿子中。他表示，不可相信自己的記憶力，應養成隨時記錄、整理文件的習慣，如此一來，重要待辦的事情才不會遺漏。
【2011/08/11 經濟日報】
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