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作者﹕森時彥、引導者的工具研究會     日期:2009-01-13 21:05:12

使用時機！

確認會議中決定的事項或行動時使用。只要養成「以4W1H結束會議」「例行會議一開始時先確認上回會議的4W1H」習慣，團隊的運作就會產生節奏感。

工具的使用方法

1. 從5W1H中去除Why，製作一張項目檢查表；
2. 在會議中一邊填表一邊進行討論；
3. 4W1H中，以Who（誰？）、What（什麼？）、When（何時完成？）最為重要；
4. 下次會議開始時，先確認這次的4W1H之後，再開始進行會議。

使用範例

這是一場董事、部長都出席的會議，當然，討論的內容都集中在他們在意的課題。擔任會議主持人的木村為了不讓討論變成董事面前的表演，於是再度確認：「所以這件事決定採取○○行動（What），對吧？」並將行動內容一一寫在白板上。「○○行動由誰（Who）負責呢？」「那麼，山田你何時（When）可以完成呢？」像這樣，一邊詢問參加者，一邊進行會議。下週的會議進度就從檢視這個項目清單開始。

靈活運用的訣竅

使用4W1H時，大家都看清楚書寫內容是很重要的。可以寫在白板上，也可以打開相關人員的電子郵件，將該頁放映出來，同時輸入內容。會議結束後就可以立刻傳送給相關人員，更加快會議的進行速度。

摘自 《引導者的工具箱》 先覺出版社 提供