有一次我受邀至一家企業，為該公司的職員進行「效率管理」的訓練課程。一開始我問上課的學員是否有以下的四個問題：
一、在公司裡整天忙碌，卻總是不十分清楚自己究竟在忙些什麼。
二、感覺自己每天都很忙、很亂，且愈忙、愈亂時，工作效率愈差。
三、覺得自己很努力想善用時間，但工作卻始終做不完。
四、自認已經非常認真做事，但工作表現及整體績效總是不如期待。
結果經過自我分析及調查後，發現大部分的學員都認為自己有以上四者之一的問題，且竟然有一半的學員認為自己四個問題都有。
這是一家口碑極為良好的公司，所有的職員都經過嚴格篩選才可得以任職。為什麼還會這樣的問題呢？
我告訴上課的學員，可能發生問題的原因如下：可能掌握了時間，卻不知道工作的方向；可能節約了時間，卻無法如期完成工作；可能縮短了時間，卻無法維持工作品質；可能增加了時間，卻不知如何設定目標。
在一般的職場訓練中，我們習慣注重「時間管理」，卻容易忽略「效率管理」。
「效率管理」與「時間管理」是成功工作者的兩大利器。必須兩者兼顧，才能節省時間，並且提高工作成果。
「時間管理」一般是較容易達成的，因為時間可實際計量。用較少的時間完成工作，即可節省時間；在截止時間前完成，即認為完成任務。
但是在「效率管理」的層次上，有不同的思考方向。例如我們應考量即使縮短了工作時間，我是否維持一定的工作品質；即使準時交出應繳交的文件，是否達到原先預期的目的。
一般人認為「效率管理」較為抽象，因為效率比時間更難以量化，也難以估量。在上課中，我將效率的公式簡化，告訴學員時間僅是在公式的分母，成果則在公式的分子。
效率的簡化公式為──效率等於成果除以時間。
因此可能產生以下四種狀況：
一、工作時間減少，工作成果減少：因時間不足，故工作品質下降，兩者相除後，效率可能不升反降。
二、工作時間增加，成果減少：此類工作者勞心勞力，但因進入工作衰退曲線，工作時間愈久，反而成果減少，此類工作者效率亦不彰。
三、工作時間增加，成果增加：許多上班族及主管希望以延長工作時間增加產出，雖然表面上狀似時間與成果並增，但成果的增加幅度小於時間的增加值時，效率亦是無情地下降。
四、工作時間減少，成果增加：此類工作者能一方面減少工時，避免不必要的時間浪費，並用正確方法提高工作成果的產出，則可提高工作效率，使自己可準時下班，並滿足顧客及主管的要求。
上述的第四類工作者是快樂且高成就的人。勤奮工作者未必是高效率工作者；唯有勤奮且用正確聰慧的方法工作，才能真實擁有高效率。
（作者是台大化工系教授，著有《效率決定競爭力》，作者部落格：http//successlu.pixnet.net/blog）
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