當組織成員犯錯、沒有信心時，很容易陷入低潮、打擊團隊士氣的惡性循環當中，因此《一分鐘把話說完，才是好主管》作者沖本留里子認為，想要團隊有好成績、提升部屬的工作效率，就要從建立部屬對自己能力的信心著手。
【整理／陳書榕】
在日常相處時，主管可以先從以下5種溝通方式開始，不斷地為團隊補充正向能量：
1.一次只問一件事
初入職場的新人難免窮緊張，若主管以連珠砲的方式詢問工作進度，其實很容易讓部屬回答得零零落落、喪失自信，讓雙方的溝通在剛開始就陷入滯礙、造成話題混亂。
沖本留里子認為最好的問話方式應該是：一次只問一個問題，聽完報告後，再明確給予指示，進入下一個階段。這樣的溝通方式可以集中討論單一話題，也能引導部屬的思考邏輯，更有信心進行報告。
2.具體稱讚有進步的表現
很多主管埋首於自己的業務當中，往往忽略關心部屬其實是推動組織進步的重要元素。
當主管能夠在每次會報中，具體提出稱讚，像是：「這次的準備比上次還要詳盡，很棒喔！」會比「很好」「不錯」這種抽象的形容詞，來得更有認同感，更能增加部屬的自信。
3.用肯定句鼓勵勇於當責
當部屬犯錯時，最害怕的就是被斥責，一聽到「你連這都不會？」「連這都做不好？」就會更退縮沒有自信，無法冷靜處理問題。若主管能夠先詢問清楚現狀，再以「放心，你一定做得到！」這樣的肯定句，令對方感受到被鼓勵，進而建立「我辦得到」的自信，將對於困境的心態都轉為正面，部屬也會因此更積極除錯，擔當責任。
4.用反問句引導主動思考
很多主管都喜歡部屬自動自發做好事情，但事實上要培養部屬的積極性，得從改掉愛下指令的毛病開始。主管可以提出「活動要開始籌畫了，應該從哪個地方先著手才好？」這樣的反問句，引導部屬動腦思考，讓他對工作產生責任與使命感。
5.用感謝代替理所當然
當工作繁重到非得加班不可的時候，部屬面露難色，主管反而多有斥責「你這樣很難升遷喔。」「會加班也是因為你的工作能力不足吧。」此時即便部屬同意加班，也會心有不甘。要委託部屬多花額外的時間在工作上，最好的方式是清楚的表達感謝之意，並且清楚說明加班理由，才能安撫部屬情緒，並且以身作則，培養部屬領導能力及工作態度。
【完整內容請見《經理人月刊》12月號】
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