你曾經在工作時誤觸「職場地雷」,或無心釀成大錯,卻不知哪裡做錯了嗎?

【整理/蔡芳紜;本文取材自《工作,不只是工作》,商周出版】


日本形象顧問專家西松真子在《工作,不只是工作》一書中強調:「職場是一個非常要求經驗、技術、人際關係的地方。」其中,經驗和技術可以隨著工作者的年資累積,然而,人際關係的好壞,卻往往被約定俗成的職場原則左右。在書中,西松提到以下4個工作者不可不知的重點:


1.新人必懂的波菜法則──報告、聯絡、商量:

日本企業在培訓新進員工時,為了讓新手不會因為生疏而影響工作的順利進行,都會告知他們一項工作的基本常識「波菜法則」:報告、聯絡和商量。接收到上司交代的任務,不能只是執行、還必須在完成後回報對方,才算大功告成(報告)。在執行專案時,要經常向相關人等交代進度,以防自己有所疏漏(聯絡);無論任何工作,只要有任何不清楚的地方,就要趁早找前輩或主管討論(商量),避免一個人悶著頭做,冒著不只沒解決問題、還惡化問題的風險。


2.謹慎寫下e-mail主旨,註明時間、事件:

寫商務郵件時,主旨最容易被敷衍了事。郵件主旨必須寫出「時間」和「事件」,使收件人易懂、易找,例如「關於10/1的○○會議準備事項」,而非只是「會議重點」。


3.溝通不能只靠e-mail:

由於e-mail省去口說傳達的時間、金錢成本,成為職場溝通的主要工具之一。不過,若要進行重要事件的溝通,只發一封信就夠了嗎?

西松認為,商務溝通的基本原則是面對面,e-mail只是省去見面奔波的替代方案,但文字溝通看不見表情、語氣,容易造成雙方認知上的落差,所以,商務對話不能只靠e-mail完成,更不該用e-mail討論重要公事。此外,送出郵件後,還必須考量對方沒看到信件的可能性,因此,寄出信件後務必再透過電話連繫:「為了謹慎起見,想跟您確認是否收到信了。」


4.打電話前,先列出摘要資訊:

在工作上打電話傳達訊息時,為使溝通更順暢,不被瑣碎的事務干擾,事前列出談話目的、溝通重點是必要的。


在拿起電話前,務必先找出對方的名片,確認對方的姓名、所在部門;其次,將想傳達的內容條列寫在紙上,可以防止交代的事項有所疏漏,也有助於傳達訊息的正確性;備妥紙筆,以利隨時記下對方回應的重要訊息。


最後,在電話溝通的一開始,必須先簡單告知對方打電話的目的:「您好,今天打電話給您是想確認○○○的那件事。」讓訴求的陳述更簡明扼要。



【完整內容請見《經理人月刊》10月號】

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