【經濟日報╱▉呂宗昕】 2009.05.25



為了善用時間,時間管理遂成為忙碌工商社會的一門顯學。


 


許多人熱中於時間管理,卻往往在分秒必爭的緊張生活中,忽略了某些事情其實比時間管理更重要,所以未必能夠事事盡如人意,達成自己原先預期的目標。


 


一味追求時間管理的上班族,容易只顧著抱頭拚命往前衝,卻忘了看清楚奔跑的方向;只想著計算工作時間的長短,卻忘了要計算工作的產值。


 


比時間管理更重要的課題是什麼呢?答案是效率管理。


 


大多數人以為時間管理即等於效率管理。其實仔細思索後,會發現二者並不全然相同,因為時間管理無法保證以下的事情:


 


˙時間管理重視工作過程,但不保證達成目標。


 


˙時間管理重視工時長短,但不保證工作品質。


 


˙時間管理重視時間控管,但不保證工作產能提升。


 


相較於時間管理,效率管理對工作者而言,具有更深層的含意:


 


˙效率管理重視工作過程,也重視達成目標。


 


˙效率管理重視工時狀況,也注重工作品質。


 


˙效率管理重視時間控管,也注重工作產能提升。


 


其實,時間管理只是效率管理的一部分,也是效率管理的基礎入門學分。


 


效率管理包含下述四種管理的藝術與技術:目標管理、時間管理、方法管理和心態管理。


 


由上可知,效率管理是時間管理的進階課程。利用目標管理確認工作方向,藉由時間管理縮短工作時間,採用方法管理提升品質及提高產出,透過心態管理激發工作熱忱,讓自己在一定的時間內,能以高品質完成最多的工作成果。


 


我觀察社會上的工作者,依其工作狀況可分為四大族群:


 


漫遊者:整天無所事事、遊手好閒,不知自己的工作目標為何。


 


慢行者:略知自己的工作方向,但以慢速緩步前進。


 


錯向快跑者:努力快跑、拚命工作,卻跑錯了方向。


 


正向快跑者:朝著正確的方向,奮力奔跑、快速前進。


 


漫遊者與慢行者缺乏時間管理及效率管理,故成效不彰;錯向快跑者雖然做了時間管理,卻未做到效率管理,以致事倍功半,甚至徒勞無功;正向快跑者同時做好時間管理及效率管理,所以能在最短時間內,以最快速度達成目標。


 


被譽為「管理學之父」的彼得‧杜拉克認為,知識工作者的效率與其聰明才智無關。過於聰明的人,將密密麻麻行事曆的表面忙碌,視為個人的工作成就,實際上卻是一事無成;反之,內斂老實的人,雖無法一鳴驚人,但持續穩定又踏實地努力工作一陣子後,卻會創造出讓人驚豔的工作成效。


 


杜拉克認為「效率是一種習慣」。想成為高效率的工作者,確實須培養正確的工作習慣。


 


想要提高自己工作成效的上班族,除了講求時間管理外,也請應一併注重效率管理。


 


作者是台大化工系教授)


 


2009/05/25 經濟日報】

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