根據雲端解決方案服務商Egnyte的一項調查指出，74％的中小型企業預計在今年增加對雲端服務的支出。也就是說，今年會有更多中小企業員工開始使用公司付費提供的協作平台，或是使用線上文件。
我不宅，只是愛便利
「小陳，這個案子整體來說不錯，不過明天對客戶簡報時，圖表的部分要再美化一下。」「是的！經理，那這個表格我改成圓餅圖可以嗎？」聽到以上的對話，很多人可能以為這兩個人正在同間辦公室中熱烈討論。
不過事實上，這兩名員工一個在美國、一個在新加坡，他們是透過文件協作分享平台，加上遠端視訊功能，完成一次小型的雲端會議。即使兩人無法在同地開會，不過透過雲端，他們也能工作無國界。
資料分享、溝通方式的改變，就是雲端在商務上帶來最大的不同。以前要和同事分享一個檔案，可能是用電子郵件寄送；如果檔案太大，就存在隨身碟裡；檔案太大、加上同事距離太遠，就燒成光碟寄送出去。在雲端的時代裡，你再也不用做這些事，因為只要把檔案丟到雲端，同事就能隨處下載檔案。
根據雲端解決方案服務商Egnyte的一項調查指出，74％的中小型企業預計在今年增加對雲端服務的支出。也就是說，今年會有更多中小企業員工開始使用公司付費提供的協作平台，或是使用線上文件。另外創市際去年的調查也發現，辦公室訊息和協同作業解決方案為目前企業最主要使用的雲端應用，占32.3％，其次為電子郵件／訊息傳遞和協同合作。
入門密技：雲端文件讓你跟隨身碟說掰掰
隨著需求上升，不只Google，連微軟也推出「雲端文件」，在最新版文書處理軟體Office 2010中，微軟便加入網路應用（Web Application）功能。電腦中已安裝Office 2010的使用者，可以透過瀏覽器，瀏覽、簡單編修Office文件，再放上Windows Sky Drive網路空間分享。
而Google文件則不斷進行功能升級，從一開始極陽春的介面，到現在已有各種排版工具，近期還新增繪圖元件及圖表編輯器，要讓使用者感受到雲端文件也有多元功能。Google文件也整合了協作功能，可讓多人同時針對一份文件進行編修，誰正在編修什麼樣的內容，都會同步在所有人的網頁中顯示。
有趣的是，Google在今年初推出了一個新功能「Cloud Connect」，但這項服務基本上完全和Google文件無關，而是幫助微軟Office加上雲端協作、同步備份功能。
Google在服務說明中提到，Cloud Connect for Microsoft Office結合多人協作編輯的功能，和使用者所熟悉的微軟Office使用經驗，可以和同事共用、備份，並同時編輯微軟Office系列文件。只要下載這個外掛程式，你的Office也可以像Google文件一樣，在不同台電腦進行編輯。
不過，資料來源不只文字文件，還有簡報檔、照片，存取資料的裝置也不只電腦，還有手機、平板電腦。如何透過不同裝置簡單存取所需資料，就需要一個雲端空間分享各種檔案。
在iOS上長居下載排行榜的Dropbox，以及近期頗受好評的台灣人自製應用程式OraniDoc，正是因應這種需求而生的工具，無論在電腦、手機，都可以將手邊檔案存到同樣的雲端空間，也能分享連結請同事去下載。就像小叮噹的百寶袋一樣，手一伸，各種資料都隨手可得。
在工作中，一天要處理數十件大大小小的事情，就好像一個記憶力比賽。有些人可以憑著過人的記憶力，把所有事情處理得當；有些人勤奮地將每件事情都記在筆記本或便條紙上。活在雲端世代的人多了一個選擇：可以把所有事情記在雲端筆記本中。
進階密技：雲端筆記本統整零碎記憶
「大象永遠不會忘記」（An elephant never forget），這正是雲端筆記軟體EverNote以一頭大象做為企業標誌的用意。在EverNote的世界，所有零碎資訊隨時可透過行動裝置記錄下來。只要利用單一帳號登入各種裝置，就可以寫筆記、存照片、記錄重要的網頁連結。
在此之前，全球最熱門的筆記軟體應屬微軟的OneNote，這是一款功能強大的軟體，可以擷取網頁、在上面加註記、分類，諸多功能是商務人士的愛用軟體之一。不過，隨著行動應用需求起飛，像是EverNote這樣的雲端筆記軟體開始受到更多人的注意。現在EverNote在全球已經累積超過600萬用戶，每天還在以2萬人的速度持續增加。
不論是雲端文件或雲端筆記本，目的都是讓現代人在處理複雜的工作資訊時更輕鬆方便。然而除了這些之外，雲端還能帶來更進階的商務應用。以前房仲業務站在大太陽底下，抱著一疊文件資料、汗流浹背地推銷房子；現在隨處可見業務手上拿著一台輕巧的iPad，客戶想知道什麼資料，隨手點選就能立即簡報，這也是雲端對工作帶來的巨大轉變。
業務手上拿的，從一堆文件變成一台iPad，關鍵在於企業必須開發網路應用程式，讓員工可透過單一帳號登入，就能隨處瀏覽公司資料、登錄工作報表，或是進行貨品盤點。這已經不再是個人的科技新玩意，而是攸關企業成本、提升效率的雲端工作術。
2009年，美國產生了一家市值1000億美元的軟體公司──37signals，這是一家專做網路商用軟體的公司，它們除了開發iOS上的應用程式，最重要的是以Salseforce.com模式，打造出大受好評的企業網路應用程式。
高級密技：商用程式節省小企業工作成本
以它們最主要的服務Basecamp為例，一個月99美元，就能享有30GB的儲存空間、100個專案，而且沒有登入人數限制。37signals宣稱，每星期都有1000家企業選擇使用Basecamp。其他的套裝專案包括企業協作平台、整合通訊平台⋯⋯，最重要的是每項專案每個月都不到100美元，但可以讓整個企業都「工作在雲端」。
台灣現在已經有越來越多的企業，甚至是大型企業，都開始採用企業入口網站（EIP），讓員工可以透過各種裝置登入，支援手機、平板。更用心的企業則開始在平板電腦或手機上開發專屬應用程式，例如盤點系統，讓採購人員可直接以iPad進行貨品盤點。
行動裝置在近一年來以飛快速度成長、普及，「端」的成熟進一步帶動「雲」的發展，所謂的雲端事實上是「行動」加「應用」的綜合成果，有好的裝置，才能展現方便的應用。而在雲端世代的工作環境下，如何善用有效工具進而提升工作效率，不是為了展現你有多「宅」，而是在現代職場中，展現自我價值的關鍵之一。
【完整內容請見《數位時代》5月號】
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